Od 1 stycznia 2018 r. nastąpi rewolucyjna zmiana w zasadach opłacania składek ZUS. Zamiast obecnie stosowanych trzech lub czterech przelewów płatnicy opłacą wszystkie należności na rzecz ZUS jednym przelewem, bezpośrednio na numer rachunku składkowego przyznany indywidualnie każdemu z nich. Zmianie ulegną także zasady zaliczania wpłat na poszczególne fundusze i okresy. Najistotniejsze skutki dla płatników ma regulacja przewidująca opłacanie w pierwszej kolejności należności przeterminowanych.

Obecnie płatnicy składek opłacają składki do ZUS na każde ubezpieczenie albo fundusz odrębnym przelewem, wpisując konkretny numer rachunku bankowego. Do opłacenia należnych składek płatnicy wykorzystują specjalny przelew (w formacie tzw. komunikatu 12n systemu ELIXIR w Krajowej Izbie Rozliczeniowej S.A.). Wpłata musi zawierać poprawne dane identyfikacyjne, tj. dane zgodne z tymi, z którymi płatnik zgłosił się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, czyli nazwę albo imię i nazwisko, NIP, REGON (a w przypadku jego braku - PESEL albo dowód osobisty bądź paszport). W ten sposób składki będą opłacane tylko do 31 grudnia 2017 r. Od 1 stycznia 2018 r. dotychczasowe cztery rachunki ZUS zostaną zamknięte.

Jeden przelew na numer rachunku składkowego

Od 1 stycznia 2018 r. każdy płatnik składek na ubezpieczenia społeczne i/lub na ubezpieczenie zdrowotne będzie miał indywidualny numer rachunku składowego. Na ten rachunek płatnik składek będzie opłacał jednym przelewem wszystkie składki na:

•          ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe),
•          ubezpieczenie zdrowotne,
•          fundusze (Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych).
•          powiatowe urzędy pracy,
•          jednostki organizacyjne pomocy społecznej albo wójtowie, burmistrzowie i prezydenci miast, wojskowe biura emerytalne, Zakład Emerytalno-Rentowy Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Biuro Emerytalne Służby Więziennej,
•          banki i inne podmioty rozliczające składki na ubezpieczenie zdrowotne w przypadku dokonywania wypłaty emerytury lub renty z zagranicy,
•          płatnicy zobowiązani do sporządzenia i przekazania dokumentów rozliczeniowych za nianię.
•          2 cyfry - liczbę kontrolną numeru rachunku bankowego,
•          8 cyfr - numer rozliczeniowy ZUS - 60000002,
•          3 cyfry - identyfikator posiadacza rachunku - 026,
•          w numerze rachunku składkowego jest podany numer identyfikujący ZUS, tj. czy cyfry od 3. do 10. to: 60000002,
•          w numerze rachunku składkowego jest zawarty numer NIP płatnika,
•          na informacji jest bezbarwne logo ZUS i logo e-SKŁADKA.

Płatnik składek będzie wykonywał tylko jeden przelew, łącznie na wszystkie ubezpieczenia, zamiast trzech albo czterech przelewów miesięcznie. Będzie to "zwykły" przelew, czyli taki, jakiego używa się do opłacenia rachunków za gaz czy telefon.

Płatnicy, którzy składają dokumenty rozliczeniowe (deklaracje wraz z imiennymi raportami miesięcznymi) z więcej niż jednego zakresu numerów deklaracji, otrzymają osobne numery rachunków składkowych dla opłacania składek dla każdego zakresu. Płatnicy dwuzakresowi to przede wszystkim:

Zatem jeśli płatnik składek składa dwa komplety dokumentów rozliczeniowych (ma dwa zakresy numerów identyfikatorów), to będzie miał nadane dwa rachunki składkowe. Oznacza to, że składki będzie opłacał za pomocą dwóch przelewów.

Płatnik składek, który opłaca składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, ale za dany miesiąc składa więcej niż jedną deklarację rozliczeniową z różnymi kodami tytułu ubezpieczenia (np. z powodu zmiany w trakcie miesiąca kodu tytułu ubezpieczenia), będzie opłacał składki na jeden numer rachunku składkowego.

Identyfikatory w numerze rachunku składkowego

Struktura numeru rachunku składkowego będzie zgodna ze standardem IBAN, czyli Międzynarodowym Numerem Rachunku Bankowego. Jest to struktura taka sama jak w przypadku innych powszechnie używanych numerów bankowych. Numer rachunku składkowego będzie zatem zawierał:

Ostatnie 13 cyfr w numerze stanowi identyfikację płatnika, będącego użytkownikiem rachunku. W tej części jest zawarty NIP płatnika składek (lub ID konta).

Źr

Informacja z ZUS

ZUS poinformuje wszystkich płatników o nadanym numerze rachunku składkowego. Informacja ta będzie wysyłana do płatników w okresie od 1 października do 31 grudnia 2017 r. listem poleconym. List będzie wysłany na adres do korespondencji zgłoszony w ZUS. Jeśli płatnik składek nie zgłosił adresu do korespondencji, list będzie wysłany na adres siedziby płatnika. Gdy płatnik nie odbierze korespondencji, ZUS podejmie próbę ustalenia adresu i doręczenia informacji o numerze rachunku.

Numer otrzymają wszyscy płatnicy składek, którzy są zgłoszeni w ZUS, oraz płatnicy wyrejestrowani, którzy mają zadłużenie. Nowy płatnik, czyli ten, który rozpoczął działalność po 1 stycznia 2018 r., będzie miał nadawany numer rachunku niezwłocznie po założeniu konta w ZUS i również otrzyma informację o numerze rachunku składkowego - pocztą albo w formie wydruku przekazanego przez pracownika Sali Obsługi Klientów, w zależności od sposobu składania dokumentów zgłoszeniowych.

Po otrzymaniu informacji należy upewnić się, czy jest to informacja z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jest to niezbędne w celu wyeliminowania prób oszustwa albo wyłudzenia wpłat. Należy zatem bezwzględnie sprawdzić, czy:

UWAGA!

Po otrzymaniu informacji o numerze rachunku składkowego płatnik powinien go zweryfikować poprzez sprawdzenie numeru identyfikującego ZUS (nr 60000002 jako cyfry od 3. do 10. rachunku składkowego), NIP płatnika (10 ostatnich cyfr rachunku składkowego), a także sprawdzić, czy na informacji znajdują się bezbarwne logo ZUS oraz logo e-Składka.

ZUS podjął decyzję o kierowaniu korespondencji bezpośrednio do płatnika składek, z pominięciem pełnomocników. Zdaniem organu pełnomocnik nie zawsze ma szerokie umocowanie do reprezentowania płatnika w kontaktach z ZUS. Wiele złożonych pełnomocnictw ma w zakresie tylko określone czynności. Są również pełnomocnictwa, które nie są już aktualne, ale nie zostały jeszcze odwołane przez płatnika.

Pełnomocnik płatnika, który chciałby uzyskać jego numer rachunku składkowego, powinien w pierwszej kolejności zwrócić się do swojego mocodawcy i od niego uzyskać potrzebną informację. Jeżeli z jakichś powodów nie jest to możliwe, taka informacja jest dostępna w każdej placówce ZUS lub telefonicznie - za pośrednictwem Centrum Obsługi Telefonicznej - po podaniu numeru NIP i nazwy płatnika, dla którego chce się otrzymać numer rachunku składkowego.

Jeśli do końca grudnia 2017 r. płatnik nie otrzyma z ZUS informacji o numerze rachunku składkowego albo ją zgubi, powinien skontaktować się z placówką ZUS albo z Centrum Obsługi Telefonicznej (22 560 16 00 - COT). Konsultant COT może udostępnić klientowi jego numer rachunku składkowego (podać go w trakcie rozmowy telefonicznej lub przesłać na adres e-mail).

Klient, który zgłosi się na salę obsługi klienta w ZUS w sprawie numeru rachunku, powinien z menu dyspensera wybrać grupę "Składki/Ubezpieczenia", a potem "Informacje, wyjaśnienia, e-Składka". Od pracownika ZUS otrzyma wydruk ze swoim numerem rachunku składkowego. Przy okazji może sprawdzić, dlaczego nie otrzymał informacji pocztą, tj. czy jego adres do korespondencji lub adres siedziby, podany w ZUS, jest prawidłowy.

Dodatkowo pod adresem www.eskladka.pl została udostępniona wyszukiwarka Numeru Rachunku Składkowego (NRS). Klient - po podaniu wymaganych danych - może sam wyszukać swój NRS. Wyszukiwarka pozwala na zapisanie i wydrukowanie informacji o NRS.

UWAGA!

Jeżeli płatnik nie otrzyma rachunku składkowego do końca 2017 r., powinien niezwłocznie zwrócić się do ZUS, aby go uzyskać, a także wyjaśnić przyczynę, z powodu której wiadomość do niego nie dotarła (m.in. zweryfikować dane adresowe).

W informacji wysyłanej listem oprócz numeru rachunku składkowego znajduje się także opis zmian w rozliczeniach z ZUS od 1 stycznia 2018 r. oraz dodatkowe materiały. Natomiast informacja, którą płatnik może otrzymać na Sali Obsługi Klienta, zawiera tylko numer NRS.

Na salę obsługi klienta lub do COT powinien się zgłosić także klient, który stwierdzi, że w liście z ZUS jest podany numer rachunku, który nie zawiera jego numeru NIP albo NIP jest nieprawidłowy. Może to oznaczać, że dane identyfikacyjne płatnika w ZUS nie są prawidłowe.

W programie Płatnik numery rachunków zostaną zaimportowane do Kartoteki płatnika (wraz z aktualizacją danych płatnika) po 1 stycznia 2018 r. W sytuacji gdy płatnik otrzymał z ZUS indywidualny rachunek składkowy (NRS) przypisany płatnikowi i nie dokonuje synchronizacji danych poprzez automatyczną aktualizację danych z ZUS, wówczas powinien dodatkowo uzupełnić w Kartotece płatnika nadany numer rachunku składkowego. Informacja o indywidualnym rachunku składkowym (NRS) będzie się znajdować na zakładce Inne dane.

Dotychczasowe numery rachunków ZUS zostaną zamknięte 31 grudnia i bez nowego numeru nie będzie można opłacić składek.

UWAGA!

Rachunki, na które płatnicy obecnie opłacają należności składkowe, zostaną zamknięte od 1 stycznia 2018 r. i nie będzie już można ich użyć do opłacania składek.

Wpłaty od 1 stycznia 2018 r.

Do 31 grudnia 2017 r. każda wpłata musi zawierać poprawne dane identyfikacyjne, tj. dane zgodne z tymi, z którymi płatnik zgłosił się do ZUS, czyli nazwę albo imię i nazwisko, NIP, REGON (a w przypadku jego braku - PESEL albo dowód osobisty bądź paszport). Podanie na wpłacie błędnych danych identyfikacyjnych płatnika może spowodować, że wpłata nie zostanie połączona (zidentyfikowana) z właściwym kontem płatnika. Ma to wpływ np. na ustalenie poprawnego salda na koncie w ZUS, a tym samym na wydanie np. zaświadczenia o niezaleganiu, czy też na prawo do korzystania ze świadczeń chorobowych lub zdrowotnych.

Rozliczenie wpłaty zgodnie z intencją płatnika wymaga natomiast wskazania typu wpłaty (kody: S/M/U/T/D/E/A), numeru deklaracji (rozróżnienie, czy składki są opłacane za pracowników czy np. za świadczeniobiorców), miesiąca i roku, za który są opłacane składki, oraz numeru decyzji, umowy, tytułu wykonawczego.

Od 1 stycznia 2018 r. płatnik będzie opłacał składki jednym zwykłym przelewem. Jedyną niezbędną informację, za pomocą której wpłata będzie identyfikowana, będzie stanowić indywidualny numer rachunku składkowego. Nie będzie miało znaczenia, czy wpłata dotyczy składek bieżących, zadłużenia z okresów wstecznych czy należności, które są spłacane w formie układu ratalnego albo dla których został odroczony termin ich opłacenia.

Płatnik nie będzie podawał na przelewie żadnych dodatkowych danych, które obecnie decydują o identyfikacji wpłaty: NIP, REGON (a w przypadku jego braku - PESEL, dowodu osobistego czy paszportu), typu wpłaty, numeru deklaracji, miesiąca i roku, za który są opłacane składki, oraz numeru decyzji, umowy, tytułu wykonawczego. Zmiana zasad opłacania składek ma wyeliminować pomyłki w przelewach oraz księgowanie i rozliczanie wpłat na właściwym koncie płatnika wyłącznie na podstawie numeru rachunku składkowego. Jeżeli płatnik składek chciałby, żeby składki za grudzień 2017 r. zostały rozliczone na obecnie obowiązujących zasadach, tj. zostały rozliczone dedykowaną wpłatą (na której płatnik wskaże, że dotyczy grudnia 2017 r.), powinien je opłacić do 31 grudnia 2017 r.

Dokonując wpłaty należności składkowych od 1 stycznia 2018 r. płatnik musi sam zsumować składki wykazane w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w celu zapłaty łącznej kwoty na NRS. Należy zsumować pola z deklaracji ZUS DRA, w których zostały wykazane składki na poszczególne ubezpieczenia: VI.02, VII.07, VIII.03, IX.03. ZUS dopiero przygotowuje zmiany w programie Płatnik dotyczące kreatora dokumentów płatniczych - dokument płatniczy będzie wypełniany jedną zbiorczą kwotą składek. Zgodnie z informacjami ZUS taka możliwość będzie począwszy od płatności składek za luty 2018 r., czyli dopiero w marcu 2018 r. Na razie - po 1 stycznia 2018 r. - funkcjonalność Płatnika związana z tworzeniem dokumentów płatniczych będzie czasowo niedostępna.

UWAGA!

Do lutego 2018 r. nie będzie dostępna funkcjonalność programu Płatnik pozwalająca na tworzenie indywidualnego dokumentu płatniczego - do tego czasu, w celu opłacenia składek, płatnicy są zobowiązani samodzielnie zsumować kwoty należne na poszczególne ubezpieczenia i fundusze, wykazane w deklaracji ZUS DRA.

O udostępnionych przez ZUS nowych funkcjonalnościach programu Płatnik będzie można przeczytać na bieżąco w "Monitorze prawa pracy i ubezpieczeń".

Zmiana kolejności naliczania wpłat

Zmiana w sposobie wpłacania składek łączy się ściśle ze zmianą w rozliczaniu wpłat. Na koncie płatnika będzie księgowana jedna wpłata dotycząca wszystkich ubezpieczeń i funduszy. Każda wpłata zostanie automatycznie podzielona przez ZUS na wszystkie opłacane składki, zgodnie z nowym rozporządzeniem Rady Ministrów z 21 września 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1831).

Jeżeli płatnik ma zadłużenie, to wpłaty dokonane po 1 stycznia 2018 r. będą w pierwszej kolejności rozliczane na to zadłużenie wraz z odsetkami za zwłokę (nie będzie można wskazać miesiąca, za który są opłacane składki). Dzięki temu nie będą narastały odsetki za zwłokę.

Taki sposób rozliczania wpłat będzie miał wpływ na prawo do korzystania ze świadczeń chorobowych i zdrowotnych. Płatnik nie będzie mógł opłacić bieżących składek, dopóki nie ureguluje zaległości. W celu uniknięcia utraty prawa do świadczeń płatnik może wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z wnioskiem o rozłożenie zadłużenia na raty. Dopiero podpisanie umowy - układu ratalnego - z ZUS do 31 grudnia 2017 r. zagwarantuje rozliczanie wpłat dokonanych po 1 stycznia 2018 r. na bieżące składki i na raty (pod warunkiem równoległego realizowania wpłat zgodnie z harmonogramem uzgodnionym w układzie ratalnym).

Urzędowy podział na ubezpieczenia i fundusze

Od 1 stycznia 2018 r. każda wpłata na koncie płatnika zostanie proporcjonalnie podzielona na poszczególne ubezpieczenia i fundusze. ZUS zrobi to na podstawie składek wpisanych do deklaracji rozliczeniowej za ostatni miesiąc. Wszystkie wpłaty z danego miesiąca będą rozliczane na podstawie procentowego udziału poszczególnych ubezpieczeń i funduszy ustalonego na koniec poprzedniego miesiąca sprawozdawczego. Nawet jeśli płatnik składek złoży deklarację za kolejny miesiąc albo korektę deklaracji za poprzedni miesiąc, to udział procentowy ubezpieczeń i funduszy nie zostanie przeliczony.

Dokonaną przez płatnika wpłatę na numer rachunku składkowego ZUS rozdziela na pokrycie należności z tytułu składek na poszczególne fundusze. Wpłata zostanie proporcjonalnie (procentowo) podzielona według kwot składek przypadających do zapłaty na poszczególne fundusze na podstawie danych zawartych w deklaracji złożonej za ostatni miesiąc kalendarzowy.

Jeśli płatnik składek nie złożył deklaracji (nie będąc z tego obowiązku zwolniony) wpłata zostanie podzielona według procentowego udziału składek na poszczególne fundusze, na podstawie stóp procentowych składek na poszczególne fundusze dla płatnika składek opłacającego składki na własne ubezpieczenia. Stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe przyjmuje się właściwą dla płatników składek zgłaszających w poprzednim roku kalendarzowym do ubezpieczenia wypadkowego przeciętnie miesięcznie nie więcej niż 9 osób - obecnie 1,80%.

Każda dokonana przez płatnika składek wpłata na numer rachunku składkowego w kwocie niższej niż 4 zł podlega zaliczeniu przez ZUS w całości na należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne.

Podział wpłaty w ramach poszczególnych ubezpieczeń i funduszy

Kwota wpłaty w części przypadającej na ubezpieczenia społeczne podlega zaliczeniu na fundusz emerytalny i otwarte fundusze emerytalne, fundusz rentowy, fundusz chorobowy oraz fundusz wypadkowy, począwszy od należności o najwcześniejszym terminie płatności. Kwota wpłaty w części przypadającej na ubezpieczenie zdrowotne podlega zaliczeniu na należności z tego tytułu, począwszy od należności o najwcześniejszym terminie płatności. Kwota wpłaty w części przypadającej na Fundusz Pracy i FGŚP podlega zaliczeniu na należności z tych tytułów, począwszy od należności o najwcześniejszym terminie płatności. Kwota wpłaty w części przypadającej na Fundusz Emerytur Pomostowych podlega zaliczeniu na należności z tego tytułu, począwszy od należności o najwcześniejszym terminie płatności.

Jeśli płatnik w 2017 r. opłacał należne składki w pełnej wysokości i na koncie nie ma zadłużenia za okresy wsteczne, to w styczniu 2018 r. będzie miał do opłacenia bieżącą składkę za grudzień 2017 r. Dokonana wpłata zostanie rozliczona na składki za grudzień 2017 r. Natomiast jeśli na koncie płatnika składek istnieje zaległość, to od 1 stycznia 2018 r. każda wpłata zostanie rozliczona w pierwszej kolejności na najstarszą zaległość w ramach danego ubezpieczenia lub funduszu.

Wpłaty w układzie ratalnym

Od 1 stycznia 2018 r. wpłaty na poczet układu ratalnego będą dokonywane na ten sam numer rachunku składkowego, na który będą opłacane bieżące składki. Wpłaty na poczet układu ratalnego i bieżących składek będą mogły zostać dokonane jednym przelewem. Będą rozliczane chronologicznie według terminów płatności.

Jeśli termin płatności raty jest późniejszy niż termin płatności bieżących składek, najpierw z wpłaty rozlicza się składkę bieżącą, a potem z nadwyżki ratę. Z kolei jeśli termin płatności raty jest wcześniejszy niż termin płatności bieżących składek, najpierw z wpłaty rozlicza się ratę, a potem z nadwyżki składkę bieżącą.

Jeżeli termin płatności raty jest taki sam jak termin płatności bieżących składek, najpierw z wpłaty rozlicza się bieżącą składkę, a potem ratę.

Jeżeli płatnik składek ma zawarty układ ratalny, to do 31 grudnia 2017 r. otrzyma aneks do umowy, w którym ZUS wskaże sposób opłacania rat po 1 stycznia 2018 r.

Podział dokonanych nadpłat

Jeśli na koncie płatnika po rozliczeniu wpłaty wystąpi nadpłata, to będzie ona rozliczona w zależności od tego, na jakim ubezpieczeniu albo funduszu wystąpiła. Przeksięgowania między ubezpieczeniami i funduszami będą realizowane automatycznie, a płatnik nie będzie musiał składać żadnych wniosków w tym zakresie.

Kolejność urzędowego zaliczania nadpłat z tytułu składek

Nadpłata na:	ubezpieczenia społeczne	Fundusz Emerytur Pomostowych	ubezpieczenie zdrowotne	Fundusz Pracy oraz FGŚP
Kolejność rozliczania nadpłaty	Fundusz Emerytur Pomostowych	ubezpieczenia społeczne	ubezpieczenia społeczne	ubezpieczenia społeczne
	ubezpieczenie zdrowotne	ubezpieczenie zdrowotne	Fundusz Emerytur Pomostowych	Fundusz Emerytur Pomostowych
	Fundusz Pracy oraz FGŚP	Fundusz Pracy oraz FGŚP	Fundusz Pracy oraz FGŚP	ubezpieczenie zdrowotne

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń nr 22 / 2017 z 2017-11-20

 

ZUSiK.pl