W Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie, bo aż 50-letni, obowiązkowy czas archiwizacji akt pracowniczych. W innych krajach europejskich okres ten zawiera się w przedziale od 5 do 10 lat.

Pracodawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za przechowywanie akt płacowych i osobowych pracownika przez 50 lat od chwili jego zwolnienia. Ten kosztowny i uciążliwy dla pracodawców obowiązek ma na celu wykorzystywanie dokumentacji do wykazywania roszczeń ze stosunku pracy, ustalania emerytury, renty lub świadczenia przedemerytalnego.

Powyższy obowiązek jest dość niepraktyczny a wręcz absurdalny, ponieważ pracodawca musi przechowywać akta osobowe swoich byłych pracowników nawet po ich śmierci. Co więcej, dokumenty muszą być przechowywane także przez krewnych właściciela firmy, jeżeli ten wcześniej umarł.

Rozwiązaniem tych zbędnych utrudnień ma być ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, której projekt przedstawiło Ministerstwo Rozwoju - www.mr.gov.pl (elektronizacja akt pracowniczych).

Proponowane zmiany zakładają, że obowiązkowy okres przechowywania akt pracowniczych zostanie skrócony z 50 do 10 lat, a przedsiębiorcy będą mieć możliwość przechowywania jej w formie papierowej, elektronicznej lub mieszanej. Projekt zakłada, że wszystkimi informacjami niezbędnymi do uzyskania świadczeń emerytalno-rentowych dla osób, które rozpoczęły aktywność zawodową po dniu 31 grudnia 1998 r. będzie dysponować Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Serwis ZUSiK.pl